Avant
8 étapes, 2 à 3 semaines
- Validations dispersées entre services, direction, police, cabinet et DGS.
- Blocage possible dès qu’un agent clé est absent.
- Relances manuelles et traçabilité difficile à reconstituer.
Automatisation des processus · Collectivités
Optimisation Microsoft 365 pour les collectivités territoriales
CoMu accompagne les collectivités qui utilisent déjà Microsoft 365 pour simplifier, dématérialiser et automatiser leurs circuits de validation, demandes internes et suivis d’activité avec SharePoint, Forms, Power Automate et Power BI, sans logiciel tiers ajouté.
Audit métier · Mise en place opérationnelle · Formation des agents · France entière
-60%
de délais sur un processus prioritaire
0€
de logiciel tiers ajouté au cas présenté
12 ans
d’expérience en collectivité territoriale
Fonctionne avec
SharePointCentralisation et organisation des documents
Power AutomateAutomatisation des circuits de validation
Power BITableau de bord et suivi en temps réel
Microsoft FormsFormulaires de demande structurés
TeamsNotifications et communication intégrées
Le constat
Pourquoi les processus internes restent-ils lents en collectivité ?
Validations par email, fichiers Excel isolés, formulaires papier et informations dispersées ralentissent encore de nombreux services, alors que Microsoft 365 est déjà disponible.
Circuits de validation trop longs
Des demandes transmises par email, papier ou tableur passent par trop d’intermédiaires, sans workflow clair ni visibilité sur l’étape en cours.
Information dispersée et dépendance aux personnes clés
L’absence d’un agent peut bloquer le traitement lorsque les règles, documents et historiques ne sont ni centralisés ni documentés.
Microsoft 365 sous-utilisé
SharePoint, Forms, Power Automate et Power BI sont disponibles, mais rarement articulés autour d’un processus métier complet, traçable et maintenable.
Conséquences directes : délais difficiles à maîtriser, relances répétées, perte d’information, charge mentale et pilotage incomplet. La méthode CoMu consiste à optimiser un processus réel avant de le dématérialiser et de l’automatiser avec les outils déjà présents.
La méthode
Comment optimiser un processus de collectivité avec Microsoft 365
Une démarche en 3 étapes : audit du fonctionnement réel, structuration de l’information, puis automatisation et pilotage du workflow.
01
Auditer et clarifier
Qui demande ? Qui instruit ? Qui valide ? Quelles pièces et quelles règles ? Le processus est cartographié avec les agents avant toute configuration technique.
Audit métierCartographie du processusEntretiens agents
02
Structurer et dématérialiser
SharePoint centralise les documents et les données ; Microsoft Forms standardise les demandes. Chaque agent retrouve la bonne information et le bon statut au même endroit.
SharePointMicrosoft FormsGestion documentaire
03
Automatiser et piloter
Power Automate orchestre les validations, notifications et relances. Power BI rend les délais, volumes et blocages visibles pour piloter le processus en temps réel.
Power AutomatePower BIWorkflows et alertes
La preuve
Cas concret : automatisation d’un circuit de validation à Cugnaux (31)
Le processus d’organisation d’événements d’une collectivité de plus de 20 000 habitants a été dématérialisé avec Microsoft Forms, SharePoint, Power Automate et Power BI, après validation en comité de direction.
Après
3 à 5 jours, suivi partagé
- Formulaire Forms avec pièces et informations obligatoires.
- Power Automate notifie chaque acteur au bon moment.
- SharePoint et Power BI rendent l’historique visible en temps réel.
Une preuve visible : les demandes, pièces, validations et blocages sont centralisés dans un workflow partagé. Le suivi ne dépend plus d’une fiche papier ni d’une succession d’emails entre services.
-60%de délais sur le circuit traité
100%des validations traçables
0€de logiciel tiers ajouté
Autres processus applicables
CoMu peut dématérialiser et automatiser tout processus répétitif qui nécessite une demande, des pièces, plusieurs validations, une coordination entre services ou un suivi d’activité.
Gestion des réservations d’équipements
Validation croisée, disponibilité, suivi en temps réel
Gestion des subventions associatives
Instruction, avis technique, validation, notification
Inscriptions aux activités
Collecte des pièces, vérification, confirmation
Demandes d’intervention technique
Signalement, affectation, suivi d’exécution
Processus RH et demandes internes
Formations, congés, circuits de validation
Les offres
Accompagnement Microsoft 365 : de l’audit à l’autonomie
L’intervention commence par un processus prioritaire, puis couvre sa cartographie, sa mise en place dans Microsoft 365, la formation des agents et la continuité. TVA non applicable (franchise en base).
Audit d’un processus prioritaire
Pour identifier le workflow à optimiser en priorité et mesurer les gains possibles avant tout déploiement.
1 500 – 2 500€ / 2 à 3 jours
Ce que nous faisons
- Analyse d’un processus prioritaire
- Entretiens ciblés avec les agents concernés
- Cartographie des étapes et blocages
Ce que vous recevez
- Vision claire du circuit actuel
- Identification des pertes de temps
- Feuille de route écrite et priorisée
Recommandé
Parler du processus à traiter
Mise en place opérationnelle avec Microsoft 365
Pour passer d’un circuit papier, email ou tableur à un processus dématérialisé, automatisé, suivi et utilisable par les agents.
3 000 – 5 000€ / selon complexité
Ce que nous faisons
- Structuration de SharePoint et Microsoft Forms
- Automatisation des circuits de validation avec Power Automate
- Tableau de bord de suivi avec Power BI
Ce que vous recevez
- Processus fonctionnel et testé en conditions réelles
- Traçabilité complète des validations
- Documentation simple et maintenable
- Formation des agents incluse
Accompagnement, suivi et autonomie
Pour ajuster, documenter et éviter que le processus retombe sur une seule personne.
250€ / mois · 12 mois
Ce que cela comprend
- Ajustements et optimisations continues
- Suivi des indicateurs Power BI
- Conseil sur de nouveaux processus
À la fin des 12 mois
- Organisation qui s’améliore en continu
- Agents plus sereins, moins de relances
- Service public efficient et mesurable
Sécurité, gouvernance et continuité dans Microsoft 365
Les paramétrages sont réalisés dans l’environnement Microsoft 365 de la collectivité, en utilisant en priorité les fonctions et connecteurs déjà couverts par ses licences. Aucun outil tiers n’est ajouté au processus.
Droits d’accès définis par rôle (moindre privilège)
Workflows, règles et paramétrages documentés
Continuité organisée en cas d’absence
Zéro outil tiers ajouté à votre SI
Tous les tarifs incluent déplacements, échanges préparatoires et suivi post-mission. Premier échange gratuit (30 min).
Toulouse, Occitanie
Expertise territoriale
Loïc QUEFFELEC, cadre territorial en activité
Directeur des Sports et de la Vie Associative · Cugnaux (31)
Attaché principal et fonctionnaire territorial depuis 12 ans, j’ai conçu CoMu à partir de processus réellement traités en collectivité. L’accompagnement repose sur une expérience opérationnelle des agents, des directions et des circuits de décision.
"J’ai restructuré les processus de ma collectivité avec Microsoft 365 et obtenu des résultats concrets et mesurables. Je partage cette expérience avec d’autres collectivités qui font face aux mêmes défis."
Basé à Toulouse (Occitanie) · France entière selon disponibilités.
-60%
Délais gestion événements
60
Équipements sans logiciel tiers
Auto
Inscriptions stages vacances
Témoignage
Retour d’expérience d’une collectivité territoriale
"La démarche a été mise en œuvre avec validation en comité de direction et implication totale des services concernés. Le résultat est là : délais divisés par trois, agents autonomes, et enfin une vraie traçabilité. Tout ça avec les outils qu’on avait déjà."
FAQ
Questions fréquentes sur Microsoft 365 en collectivité
Licences, délais, types de processus, compétences des agents et continuité : les points à vérifier avant d’automatiser un workflow.
Oui. La méthode CoMu est conçue pour les collectivités qui disposent déjà de Microsoft 365. L’objectif est d’exploiter les outils et licences disponibles avant d’envisager une dépense supplémentaire.
Les processus qui comportent des demandes, des pièces à collecter, plusieurs validations ou un besoin de suivi sont les plus adaptés : organisation d’événements, réservation d’équipements, subventions associatives, inscriptions, interventions techniques et demandes RH internes.
Selon le besoin, CoMu s’appuie sur SharePoint pour structurer l’information, Microsoft Forms pour recueillir les demandes, Power Automate pour automatiser les workflows, Teams pour les notifications et Power BI pour le pilotage.
L’objectif est de rester dans le périmètre des licences Microsoft 365 déjà disponibles et d’utiliser en priorité les connecteurs standard. L’audit vérifie les licences actives. Si une fonction premium ou un mode de partage Power BI non couvert est nécessaire, il est signalé avant la mise en place.
Dès l’audit de 2 à 3 jours, la collectivité dispose d’une vision claire des gains possibles et d’une feuille de route. La mise en place d’un premier processus prend généralement 4 à 8 semaines selon sa complexité.
Oui. La méthode s’adapte à la taille de la collectivité. Pour une petite commune, l’intervention peut se concentrer sur un seul processus prioritaire afin d’obtenir un gain visible sans lancer un programme de transformation trop large.
Non. Les interfaces et les circuits sont conçus pour des agents non techniques. La mise en place comprend des tests en conditions réelles, une documentation simple et la formation des agents concernés.
Oui, c’est la démarche recommandée. Un premier processus permet de valider la méthode, de mesurer les résultats et de faciliter l’adhésion avant d’étendre progressivement l’automatisation à d’autres besoins.
Le processus est documenté, les paramétrages sont tracés et les agents sont formés. La collectivité conserve ainsi les éléments nécessaires pour maintenir, adapter ou reproduire la solution sans dépendance à une seule personne.
Contact
Quel processus souhaitez-vous optimiser ?
30 minutes pour comprendre le circuit actuel, repérer les validations ou relances qui ralentissent le traitement et vérifier si Microsoft 365 peut y répondre sans ajouter de logiciel tiers.
contact@comu.ovh
Réponse sous 48h · Sans engagement
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Merci pour votre message. Je vous réponds sous 48 heures pour convenir d’un échange de 30 minutes.
Vérifiez vos spams si vous ne recevez pas de réponse.
Optimisez un premier processus avec Microsoft 365
Présentez le processus, les acteurs et le principal blocage. L’échange permet de vérifier le potentiel de simplification, de dématérialisation et d’automatisation.