COLLECTIVITÉS TERRITORIALES

Réduisez vos délais de traitement
sans acheter de nouveau logiciel

Avec Microsoft 365 déjà présent chez vous

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Échange de 30 minutes, sans engagement.

Problèmes concrets

Dans de nombreuses collectivités, les agents consacrent une part importante de leur temps à des tâches qui pourraient être simplifiées ou automatisées.La méthode CoMu leur permet de se recentrer sur leur mission essentielle : améliorer le service rendu aux usagers.Aujourd’hui, les processus internes manquent souvent de lisibilité :❌ Trop de niveaux de validation, qui allongent les délais❌ Une dépendance à certaines personnes ressources, dont l’absence fragilise l’organisation❌ Des logiciels métiers puissants, mais sous-utilisés, sans réelle traçabilité globaleConséquences : charge mentale accrue, perte de fluidité, tensions internes et impact budgétaire indirect.

La méthode CoMu

Faire mieux avec ce que vous avez déjà, en trois étapes :

Cas concret :
Organisation des évènements à Cugnaux (31)

Illustration d'un tableau de bord Power BI

AVANT (circuit classique)Une fiche de manifestation passait par :Service demandeur → Direction → Techniques → Police → Cabinet → Secrétariat → DGS → Retour8 étapes. 2-3 semaines. Documents perdus.Problèmes fréquents :
- Fiche bloquée chez un absent (vacances, maladie)
- Document papier égaré
- Pas de traçabilité (qui a validé ? quand ?)
- Relances manuelles permanentes

APRÈS (avec Microsoft 365 optimisé)Formulaire en ligne → Validation automatique → Traçabilité complète3-5 jours. Zéro perte. Historique complet.Comment ça marche ?
- Formulaire Forms (pré-rempli, pièces obligatoires)
- Power Automate notifie chaque acteur à son tour
- Validation en ligne
- SharePoint centralise tout (historique, pièces jointes)
- Dashboard temps réel (combien en cours ? quels sont les points de blocage ?)GAIN : délais réduits de 60%, 100% de traçabilité
COÛT : 0€ (Microsoft 365 déjà présent)C'est ce type de process que CoMu aide à clarifier et automatiser.Cette démarche a été mise en œuvre au sein d’une collectivité territoriale de plus de 20 000 habitants, avec validation en comité de direction et implication des services concernés.

CoMu s’applique à tous les processus internes nécessitant validation, coordination ou traçabilité, par exemple :

► Réservations d’équipements

Validation croisée, disponibilité, suivi des demandes.

► Gestion des subventions associatives

Instruction, avis technique, validation politique, notification.

► Inscriptions aux activités municipales

Collecte des pièces, vérification, confirmation, suivi des listes.

► Demandes d’intervention technique

Signalement, affectation, validation, suivi d’exécution.

► Processus RH internes

Demandes de formation, congés, circuits de validation.

Les offres

Une approche issue du terrain

Je ne suis pas consultant externe.
Je suis cadre territorial depuis 12 ans.
Les méthodes proposées ont été testées en collectivité, avec des agents et des contraintes réelles. Elles se déclinent en 3 temps :TVA non applicable (franchise en base)

Audit & feuille de route

2 à 3 jours – 1 500 à 2 500 €

Ce que nous faisons :
Une analyse d’un processus prioritaire
Des entretiens ciblés avec les agents (et éventuellement élus, usagers) concernés
Une cartographie des étapes et points de blocageCe que vous recevez :
Une vision claire du circuit actuel
L’identification des pertes de temps
Des propositions concrètes d’amélioration
Une feuille de route écriteÀ la fin :
Vous savez précisément où agir, dans quel ordre, et avec quels gains attendus. Cet audit permet de tracer votre flux de travail (workflow).

Mise en place opérationnelle

3 000 à 5 000 € selon complexité

Ce que nous faisons :
La structuration de l’information via des formulaires (Forms) et des bases de données (SharePoint)
La mise en place des circuits de validation
Le paramétrage des automatisations nécessaires (Power Automate, Power BI)Ce que vous recevez :
Un processus fonctionnel et testé
Une traçabilité claire des validations
Une documentation simple
Une formation des agents concernésÀ la fin :
Les demandes et les informations circulent sans relance permanente, et chacun connaît l'étape de traitement.

Accompagnement et suivi

250 € / mois (engagement de 12 mois)

Ce que cela comprend :
Les ajustements et optimisations
Un suivi des indicateurs (Power BI)
Un conseil sur de nouveaux processusÀ la fin :
Une organisation qui s’améliore progressivement, des agents plus sereins et un service public efficient.

Tarifs transparentsTous tarifs incluent : déplacements (en transport en commun et covoiturage autant que possible), échanges préparatoires, suivi post-missionPremier échange gratuit (30 min) pour vérifier que CoMu correspond à vos besoins

Une approche sécurisée et maîtrisée

Les paramétrages sont réalisés au sein de votre environnement Microsoft 365, sans ajout d’outil tiers.Les droits d’accès sont définis selon les rôles et les responsabilités, dans une logique de “moindre privilège”.Les circuits de validation sont tracés, et les règles documentées pour garantir la continuité en cas d’absence.L’objectif n’est pas d’ajouter de la complexité, mais de sécuriser l’existant.

Qui suis-je ?

Je suis Loïc QUEFFELEC,
Directeur des Sports et de la Vie Associative à Cugnaux (31), attaché principal et fonctionnaire territorial depuis 12 ans.Je ne suis pas un consultant. Je suis un cadre territorial en activité.J'ai restructuré certains process de ma collectivité avec Microsoft 365 avec des résultats concrets :- Gestion des évènements : -60% de temps
- Gestion des réservations de 60 équipements : 0€ de logiciel
- Inscriptions stages vacances : automatiséesJe partage cette expérience avec d'autres collectivités.Basé à Toulouse (Occitanie).
France entière selon disponibilités.

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